Mamasa, SANDEQ.CO.ID – Dalam upaya meningkatkan efisiensi tata kelola dokumen dan mempercepat pelayanan kepada masyarakat, Kantor Pertanahan Kabupaten Mamasa melaksanakan kegiatan pembersihan, pemeliharaan, serta penataan ulang ruang arsip. Kegiatan ini berlangsung pada pekan terakhir Mei 2026.
Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Mamasa, Sukirman, menjelaskan bahwa penataan arsip merupakan langkah strategis untuk memastikan dokumen pertanahan tersimpan dengan aman dan mudah diakses.
“Kami fokus pada tiga hal utama: menyortir dokumen berdasarkan jenis dan tahun, membersihkan ruang penyimpanan dari debu serta faktor risiko kerusakan seperti kelembaban dan hama, kemudian menata warkah dengan sistem penomoran dan kronologi tahun yang sistematis,” ujarnya, Jumat (29/5/26).
Menurutnya, selama ini volume arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi penataan yang konsisten dapat menghambat petugas saat mencari dokumen tertentu. Dengan ruang arsip yang rapi dan terorganisir, proses pencarian dokumen pertanahan diharapkan menjadi lebih cepat, tepat, dan aman.
“Arsip pertanahan adalah dokumen negara yang memiliki nilai historis dan yuridis. Kelestariannya harus kita jaga. Penataan ini juga bagian dari komitmen kami memberikan pelayanan prima kepada masyarakat,” tambahnya.
Salah seorang petugas pengelola arsip, mengakui bahwa sebelum penataan, sering terjadi kesulitan menemukan berkas karena tumpang tindih penyimpanan.
“Sekarang setiap berkas punya posisi tetap sesuai peta lokasi dan nomor registrasi. Pencarian hanya butuh waktu beberapa menit,” ungkapnya.
Kegiatan yang melibatkan seluruh staf bagian pengelolaan data dan arsip ini juga mencakup digitalisasi awal dengan melakukan inventarisasi dokumen prioritas. Ke depan, Kantor Pertanahan Mamasa menargetkan penerapan sistem kearsipan berbasis elektronik secara bertahap.
Dengan tata kelola arsip yang lebih baik, masyarakat pemohon layanan pertanahan seperti sertifikasi, pendaftaran tanah pertama kali, maupun balik nama diharapkan tidak lagi mengalami keterlambatan akibat kesulitan pencarian dokumen pendukung.
